Bearbeiten der Systematiken

[Rasmus]

Bei dem Import von mehreren Dutzend Abgabelisten wurden zwei Systematiken angelegt, die a) über das Projekt und b) über die Bestandsbildner informieren. Zu b) worden nach den wesentlichen Zeitschnitten mehrere Systematiken angelegt. Das zieht nach sich, dass bei systematischen Rechrchen nur in einem Zeitabschnitt gesucht wird (oder bei peinlicher Redaktion buchstabengleiche Systematikeinträge verschiedener Systematiken).

Da das hinderlich ist, soll über einen Import in Access händisch nachgeholfen werden. Wer weiß, in welchen Feldern der Exportdatenbank von Augias 8 man ungestraft 1) die Systematik a) auslagern kann, 2) welche Spalten man füllen muss, 3) wie man die Systematiken b alt) und b neu) tauscht und 4) Systematik a) replatziert?

In Augias 7.4 war das ja übersichtlicher und ich würde das dort machen, wenn der Export auf die alte Version nur möglich wäre...

[AlwinStreibl]

So ganz ist mir Ihre Problematik nicht klar geworden. Wäre es möglich, sie an Beispielen zu verdeutlichen?

[Rasmus]

Gegeben:
Registratur, über 100 Excel-Dateien (pro Bildner) flach erschlossen, 30000 VE.
Durch Umstrukturierungen sind alle zurückgegangenen Abgabelisten verschwunden - kein Bildner weiß was er wo hat. Die Bildner sind nur durch Kürzel identifiziert, die kaum rückverfolgbar sind, da die Begriffe in den Organigrammen mitunter missverständlich sind ("Controlling", "Quality" ...).

Vorgehen:
Die Abgaben wurden beim Import ihrer Laufzeit gemäß einem von vier zeitlich abgegrenzten Beständen des Betriebs zugeordnet. Da die verfolgten Projekte wesentlich längere Laufzeiten haben/hatten, als die Körperschaften, wurden 2 Systematiken angelegt. Allerdings wurde anfangs auch für die Bestände einzeln je eine Systematik angelegt, um den sich erheblich veränderten Strukturen besser nachspüren zu können.

Problem:
Bei der systematischen Recherche bekommt man natürlich nur die Datensätze angezeigt, die in einem Bestand zu einem Systematik-Eintrag vorhanden sind - nicht beständeübergreifend alle VE "Wareneingang" o.ä.

Reduziert man die vier strukturbezogenen Systematiken auf eine von ihnen, kann man nach dem Wortlaut eines Systematikeintrags in der Blitzrecherche beständeübergreifend suchen.. Und hierzu muss die Zielsystematik im Feld Systematik 1 erscheinen, ohne dass die bisherige Arbeit an den aufzugebenden Systematiken vorab verloren geht. Unter AA7.4 verschiebt man dazu 2 Spalten in Reservefelder und füllt die Systematik wieder auf. Zuletzt wird dann reimportiert.

Ich suche nach einem Hinweis, wie ich da bei Augias 8 verfahre.

[Johannes Eisenhut]

Verstehe ich Sie richtig: Sie suchen einen Weg, wie man im Archiv 8 aus 4 unterschiedlichen Systematiken eine macht bzw. wie man 4 Systematiken in eine 5. integriert?

[Rasmus]

Ja genau. Ich will die Systematik des aktuellen Betriebs durchweg auch auf die alten Bestände anwenden, da die Funktionen der Bildner ja trotz aller Umbenennungen fast unverändert blieben.
Die alten Systematikeinträge sollen "am offenen Patienten", dem exportierten Bestand zur Sortierung der Datensätze dienen. Dann kann man in Excel 157 Kopien ziehen und an der richtigen Stelle einfügen...

[Johannes Eisenhut]

Knifflig!
Auch wenn ich grundsätzlich von solchen Operationen Abstand nehmen würde, denke ich weiter über eine Lösung nach

[Archivmedes]

... Die alten Systematikeinträge sollen "am offenen Patienten", dem exportierten Bestand zur Sortierung der Datensätze dienen. Dann kann man in Excel 157 Kopien ziehen und an der richtigen Stelle einfügen...

Hallo Rasmus

Auch wenn ich Ihre Intention noch nicht ganz verstanden habe, erfüllt mich Ihr Vorhaben mit Sorge. Sind Ihnen Ihre Daten denn egal?
Sie wollen Manipulationen direkt in der Datenbank (offener Patient?) vornehmen, sobald Sie glauben, die dortigen Zusammenhänge verstanden zu haben?
Das erscheint mir brandgefährlich! Wenn das sofort schiefgeht, dann haben Sie vielleicht noch Glück, weil Sie auf eine aktuelle Sicherung zurückgreifen können. Wenn sich allerdings erst viel später zeigt, dass Ihre Datenbank kaputt ist: Herzlichen Glückwunsch!

Ich nehme an, durch solche eigenmächtige Eingriffe sind auch sämtliche Gewährleistungsansprüche verwirkt.

Auch wir haben schon zwei mal Datenbank-änderungen /-ergänzungen durchführen lassen. Einmal wurde es gratis, im Rahmen unseres Wartungsvertrages von den Augias-Leuten gemacht. Im anderen Falle wurde eine große Anzahl von Datensätzen integriert.
Die Eingabe dieser Daten hätte Wochen gedauert. Bei Augias fielen dafür nur wenige kostenpflichtige Arbeitsstunden an. Und alles mit Garantie.
Ich hätte es nicht günstiger hinbekommen, zumal ich als Archivar angestellt bin, nicht als Datenjongleur

[Rasmus]

Ich habe da überhaupt keine Sorge, denn die Einträge werden beim Reimport auf Plausibilität geprüft. Wenn die nicht gegeben ist, findet ein Import nicht statt, oder es erscheint ein leeres Feld. Dann kill ich den Bestand und fang von vorne an. Datensicherung ist auch kein Problem.

Nun habe ich jede Menge Bedenken gehört, Freunde. Wir können ja auch einen Bedenken-Thead aufmachen.

In diesem Thread wären mir - wenns beliebt - Äußerungen zum Titelthema lieber...

[PapritzErben]

So ganz von der Hand zu weisen ist der Einwand von Archivmedes nicht! Woher wollen Sie wissen, welche Plausibilitätsprüfung beim Standard-Import (augexp_g.mdb) genau stattfindet? Wenn ein Programm beim Import sein eigenes Format erwartet, geht es davon aus, dass alles dem Standard entspricht und prüft eben nicht jede Zeile genau.

Eine ordentliche Plausibilitätsprüfung findet nach meiner Erfahrung beim Import mit Hilfe des Import-Assistenten statt. Der muss schließlich von beliebigen Feld-Strukturen und -Inhalten ausgehen.