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Augias ZwA 8.3 - Archivlistenimport älterer Varianten nicht möglich
#1
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Mit Erstaunen mussten wir feststellen, dass bei Augias-ZwA 8.3 keine der bekannten Archivlisten-Varianten mehr importiert werden kann. Wir haben 2007 unsere Aktenablieferung aufgrund der Einführung von Augias umgestellt und die Listen-Variante 4 als Ablieferungsliste eingeführt. Diese Liste ist im gesamten Landratsamt Vogtlandkreis akzeptiert und wird von allen Mitarbeitern des Landratsamtes zur Aktenabgabe genutzt (in vier Jahren ca. 2900 Downloads der Liste von unserer Intranet-Archivseite). Es ist fraglich, ob über 1.000 Mitarbeitern vermittelnt werden kann, dass plötzlich eine "neue" Liste verwendet werden soll, zumal diese Liste wesentliche Informationsfelder nicht mehr enthält (Zeile 1 bis 7 waren bisher für "Registraturbildner", "Abliefernde Stelle", "Abgabennummer" etc. verwandt worden).
Für uns stellen sich nun folgende Fragen:
Warum wurde auf die "älteren" und bisher gebräuchlichen Listen generell verzichtet?
Weshalb wurde nicht zusätzlich zu den bereits bestehenden 5 Listen-Varianten die "neue" Liste hinzugefügt, sondern die 5 Listen-Varianten gestrichen?
Besteht die Möglichkeit, dass zukünftig (in späteren Updates) ein reibungsloser Import der "älteren" Listen wieder möglich ist?
Wie sieht es mit der Informationspolitik aus? - Selbst wir als Wartungsvertraginhaber wurden von Augias Data auf diese tiefgreifende Änderung des Programms nicht speziell hingewiesen. Selbst in der Produkt-Info zu Augias ZwA 8.3 steht: "- Import von Ablieferungslisten (Excel-Tabellen) in verschiedenen Formaten").
Steht bei Augias Data die Kundenzufriedenheit oder der Arbeitsaufwand für Augias im Vordergrund (eine allgemeingültige Liste ist vermutlich einfacher in ein Update einzupflegen, als fünf Varianten)?

Mit freundlichen Grüßen
J. Gahrig - LRA Vogtlandkreis, SG Archiv
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#2
Werden Software-Anwendungen weiterentwickelt ergeben sich nicht nur neue Funktionen, die das Arbeiten erleichtern sollen, es muss sich mitunter auch die Arbeitsweise der Anwender mit dieser Software ändern.
Dies trifft nicht nur auf AUGIAS-Zwischenarchiv und den Import der Ablieferungslisten zu, sondern beispielsweise auch auf MS Word 2007 und die dort genutzte Ribbon-Technik.

Gerade wegen der neuen Ablieferungslisten und weiterer neuer Funktionen erhielt ein ausgewählter Anwenderkreis gut ein Jahr vor der endgültigen Auslieferung von AUGIAS-Zwischenarchiv 8.3 eine Vorab-Version zum Testen.

Mit dem Problem, welches Sie jetzt nennen, wurden und werden auch andere AUGIAS-Zwischenarchiv-Anwender konfrontiert. Oftmals liegt die aktuelle Ablieferungsliste im Netz und kann sich beispielsweise von der Intranetseite von den jeweiligen abliefernden Stellen heruntergeladen werden. Geringfügige Änderungen an der Liste werden von diesen Stellen oftmals gar nicht wahrgenommen.

Wenn Sie weiterhin mit einer älteren Variante arbeiten möchte, ist dies auch möglich. Neben der "Master"-Ablieferungsliste gibt es weitere Listen, die optisch den alten Variante gleichen, technisch die Funktionalität (je ein Datenblatt für die Erfassung und den Import, Formeln zur Berechnung des Kass.- oder Arch.-Datums etc.) der neuen Liste abbilden. Diese weiteren Listen sind auf Nachfrage bei AUGIAS-Data zu erhalten.
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#3
Vielen Dank für die Antwort. Leider sind aber drei wesentliche Fragen meines Beitrages noch unbeantwortet:

Warum wurde auf die "älteren" und bisher gebräuchlichen Listen generell verzichtet?
Weshalb wurde nicht zusätzlich zu den bereits bestehenden 5 Listen-Varianten die "neue" Liste hinzugefügt, sondern die 5 Listen-Varianten gestrichen?
Besteht die Möglichkeit, dass zukünftig (in späteren Updates) ein reibungsloser Import der "älteren" Listen wieder möglich ist?


Ich kann mir gut vorstellen, dass auch andere Archive dieses Problem haben werden und sich evtl. auch an Augias Data wenden werden. Die Archive, mit denen ich bisher gesprochen habe, sehen auch dieses Problem und waren teilweise auch sehr überrascht. Da schließt sich wieder der Kreis zum Thema "Informationspolitik". Meines Erachtens sollte auf solche gravierenden Änderungen in einem Programm ausdrücklich hingewiesen werden (zumal wir einen Wartungsvertrag haben, hätten wir so etwas erwarten können). Bedenken unsererseits wären dann schon vor Einführung von Augias-ZwA 8.3 von unserer Seite geäußert worden.
Auch bei uns ist diese Vorab-Version zum Testen eingegangen. Allerdings nicht schon vor einem Jahr, sondern meines Wissens erst im September 2010. Der zweite Punkt dabei ist, dass sowohl von Archivseite, als auch von EDV-Seite die Zeit zum Testen vorhanden sein muss. Das dritte Problem ist, dass man als Anwender nicht damit rechnen kann, dass solche einschneidenden Änderungen "einfach so" durchgeführt werden.

Mit freundlichen Grüßen
J. Gahrig - LRA Vogtlandkreis, SG Archiv
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#4
zu AUGIAS-ZWA 8.3
Unser Archiv hatte große Hoffnungen in das Produkt gesetzt, es sollte der Startschuss in das Zeitalter des Datenimports mittels Listen sein und die manuelle Eingabe schrittweise ablösen. Vorbereitungen mit den Fachämtern waren zur Einführung der Datenübernahmen per Liste getätigt worden. Wir standen praktisch in den Startlöchern. Die Testversion stand uns ebenfalls auch viel zu kurzfristig zur Verfügung, bevor die IT Zeit fand und dann das Archiv den Aufwand des Tests betreiben konnte, lag die fertige Version vor. Wir sind allerdings für ZWA 8.3 von einer Beibehaltung archivfachlich erforderlicher Funktionen ausgegangen. Dazu gehört, dass, wie auch immer, eindeutig das Anbietungs- und Bewertungverfahren im Archiv abgebildet werden und nachweisbar sein muss. Das scheint mit der neuen "nackten" Liste nicht mehr möglich zu sein, der Workflow ist gestört.
Es geht nicht darum, zu kritisieren, dass Neuerungen eingeführt werden (müssen), zumal unser Archiv bereits im Juni 2010 von Veränderungen bei der Gestaltung der Listen gehört hatte. Wir hatten dort sogar auf Prämissen verwiesen, auch auf die notwendige Abbildung des Verfahrensweges. Auch haben wir über mögliche Konflikte mit den bisherigen Listen und die in unterschiedlich historisch gewachsenen oder rechtlich begründeten Anbietungs- und Bewertungsverfahren sowie weitere Anforderungen an die Listen diskutiert. Wurden wir missverstanden? Gab es wirklich keine andere Lösung? Warum wurden Anwender darauf nicht eindeutiger aufmerksam gemacht? Hätten wir das bei einer Testversion überhaupt erkannt, wenn wir keine Listenübernahme testen konnten?
Gut, dass wenigstens Fachkollegen untereinander Informationen austauschen und wir in letzter Minute die Installation von 8.3 stoppen konnten.
Noch wissen wir nicht, wie es weiter geht. Welche Alternativen bieten sich an? Beibehaltung der Version 8.2? Brauchen wir dann noch Wartungsverträge? Import älterer Listen in eine neues Programm, macht das Sinn? Welcher Aufwand ist damit für uns verbunden, die bisher noch gar keine praktischen Erfahrungen mit der Listenübernahme der Daten haben? Nur einige von vielen Fragen.
Wir hoffen auf Lösungsansätze.
Mit freundlichen Grüßen
Anette Hänel
SGL Archiv
Landkreis Zwickau
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#5
Exclamation 
Die neue Version 8.3 von AUGIAS-ZwA in nun seit einiger Zeit verfügbar und hat sich in der Praxis bisher gut bewährt.
Um den Anwendern unnötige Mausklicks zu ersparen und den Funktionsumfang beim Listenimport nicht vom Layout der verwendeten Ablieferungsliste abhängig zu machen, wurde das Konzept geändert. Dies hat bei einigen Anwendern zu Irritationen geführt, denn auf den ersten Blick gibt es die aus den Vorgängerversionen bekannten Varianten 1 bis 5 nicht mehr.
Standardmäßig wird eine Liste mitgeliefert, die alle verfügbaren Felder enthält. Diese Liste kann bei Bedarf individuell angepasst werden, in dem z. B. nicht benötigte Spalten ausgeblendet werden. Hierfür sind Excel-Kenntnisse notwendig. Auf Wunsch erhalten Anwender neue Listen, mit dem Layout der alten Varianten.
Es ist unbedingt notwendig, zeitgleich mit dem Umstieg auf die Version 8.3 der Verwaltung die neuen Listen zur Verfügung zu stellen. Sollten in der Übergangszeit doch noch alte Listen abgegeben werden, so können die Inhalte markiert und in die neue Liste hineinkopiert werden. Anschließend kann der Import erfolgen.
Sollten Sie Hilfestellung bei der Anpassung Ihrer Listen benötigen, so wenden Sie sich bitte per Mail an den AUGIAS-Support (support@augias.de) und hängen Sie Ihre bisher verwendete Excel-Liste an.
Mit freundlichem Gruß
Jürgen Markert
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