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AUGIAS-Express 7

Die klassische Verzeichnungsdatenbank für Archive mit bis zu drei Eingabearbeitsplätzen.

AUGIAS-Express 7 bietet vordefinierte und individuell definierbare Formulare für alle im Archiv gängigen Dokumente. Akten, Urkunden, Fotos, Karten, Zeitungsausschnitte, Plakate, Multimedia-Dateien oder sonstiges Sammlungsgut lassen sich damit verzeichnen, klassifizieren und indizieren. Die gesamte Verzeichnung mit AUGIAS-Express 7 entspricht archivwissenschaftlichen Standards.

Grundfunktionen
  • Erschließung von historischem Archivgut
  • Aufbau von Archivtektonik (Beständestruktur) und Systematiken (Beständegliederungen)
  • Formulareditor zum mühelosen Entwerfen eigener Eingabeformulare
  • Manuelle und automatische Indizierung
  • Integrierte Werkzeuge: Lookup-Listen, Suchen-/Ersetzen-Funktion, Datensatzfilter, Hyperlinks, Textbausteine
  • Einbindung beliebiger externer Dateien: TIFF, JPG, PDF, MS Office-Dateien etc.
  • Erstellung von Findbüchern, Etiketten, Berichten, Statistiken und weiteren Druckausgaben
  • Import archivwürdiger Akten (Metadaten) aus AUGIAS-ZwischenArchiv
  • Volltext-Recherche, je nach Berechtigung auch in der gesamten Archivtektonik
  • Optional organisationsweite Intranet-Recherche
  • Stabiler MS SQL-Server als Datenbank-Backend
  • Datenweitergabe im EAD-konformen XML-Format
Erschließung von analogem und digitalem Archivgut
  • Verzeichnung nach den internationalen Standards ISAD(G) und ISDIAH
  • Abbildung der Archivtektonik und der Systematik als übersichtliche Baumstruktur
  • Automatische Berechnung von Sperrfristen und Neuberechnung bei Friständerungen
  • Automatische oder manuelle Signaturvergabe
  • Textbausteine zum komfortablen Einfügen häufiger Floskeln mit Hilfe von Tastaturkürzeln
  • Umfangreiche Such- und Filtermöglichkeiten (Lookup-Liste, Objektfilter, Fernglassuche)
  • Rechtschreibprüfung mit dem MS Office-Wörterbuch
  • Dokumentation von Personen, Körperschaften und Familien als Bestandsbildner
  • Nachträgliche Strukturänderungen (z. B. Verzeichnungseinheiten verschieben/kopieren)
Systematisieren von Beständen
  • Hierarchische Darstellung der Systematiken als Baumstruktur
  • Kopierfunktion ganzer Systematiken oder einzelner Systematikgruppen
  • Graphische Zuordnung mehrerer Verzeichnungseinheiten zu Systematikgruppen
  • Systematisierung per Auswahl aus Kontextmenü
  • Übersichtliche Darstellung zugeordneter Verzeichnungseinheiten
Indizieren
  • Orts-, Personen- und Sachindex plus beliebige weitere Indextypen
  • Manuelle Indizierung per Feldauswahl oder Begriffsliste
  • Verschiedene Anzeigeoptionen für die Begriffsliste: Begriffe aus angehängter PDF-Datei, Begriffe aus Generalindex etc.
  • Definition von Indizierungsparametern für die automatische Indizierung
  • Tabellarische Indexübersicht aller oder einzelner Bestände
  • Nachbearbeitung vorhandener Indexbegriffe direkt in der tabellarischen Übersicht
  • Automatische Verschlagwortung von PDF- und Text-Dokumenten für die Recherche
Multimedia-Erschließung
  • Verknüpfung von Bildern, Videos und Audio-Dateien im Verzeichnungsformular oder über spezielle Massen-Dateiimport-Funktion
  • Unterstützung aller gängigen Dateiformate entsprechend archivfachlicher Empfehlungen
  • Automatische Erstellung von Thumbnails
  • Stufenlose und datenbankweite Einstellung der Thumbnail-Qualität
  • Viewer mit Galerieansicht im Verzeichnungsformular
  • Integrierter Multimediaplayer
  • Optionale Verwendung eines externen Viewers je nach Dateityp (Windows Standard-Viewer)
  • Galerie mit dynamischer Bildgrößenanpassung
  • Filter- und Such-Funktionen in der Galerie und beim Massen-Dateiimport
  • Basisdaten der zugehörigen Verzeichnungseinheit in der Vollbild- und Galerieansicht
  • Direkter Mail-Versand der verknüpften Dateien
  • Farbliche Kennzeichnung verwaister Datei-Pfade
  • Prüfung und Korrektur-Funktionen verwaister Pfade
Die Verzeichnungsformulare
  • Festlegung eines Standardformulars für neue Bestände
  • Verzeichnungsformulare für verschiedene Archivgutgattungen werden mitgeliefert: Akten (Standard), Akten ISAD(G), Karten, Pläne, Fotos, Zeitungsausschnitte, Urkunden etc.
  • Erstellung zusätzlicher individueller Verzeichnungsformulare mit dem komfortablen Formulareditor
  • Freie Positionierung der Eingabefelder
  • Definition von Listenfeldern und deren Inhalten
  • Vorgabe von Standardwerten und Festlegung von Hilfstexten zu einzelnen Feldern
  • Farbliche Hervorhebung der Pflicht- bzw. Eingabe-Erwünscht-Felder
  • Live-Vorschau des Formulars im Editor
  • Übersichtliche Darstellung der Bestände und Verzeichnungseinheiten, die einem Formular zugeordnet wurden
  • Tabellarische Auflistung der Felder aller Formulare, auch als MS Excel-Datei
Recherche
  • Recherchemaske mit verschiedenen Optionen, die von der jeweiligen Anwenderberechtigung abhängig sind
  • Volltext-Recherche in der gesamten Archivtektonik (Tektonikgruppen, Bestände, Verzeichnungseinheiten)
  • Alternative Stichwortrecherche zur ausschließlichen Suche im Datenbankindex sowie in angehängten Dateien
  • Simulation der Gastrecherche für interne Anwender
  • Verknüpfung mehrerer Suchkriterien mit UND, ODER, UND NICHT
  • Optional: Feldspezifische Suche
  • Fundstellenanzeige in Listen- oder detaillierter Blockansicht
  • Sichtbare Verteilung der Trefferanzahl in der Baumstruktur der Archivtektonik
  • Speichern von Suchkriterien und anwenderspezifischen Merklisten
  • Verwendung der Merklisten zur E-Mail-Bestellung
Anwender- und Rechteverwaltung
  • Vordefinierte Berechtigungsgruppen: Supervisor, Archivar, Archivmitarbeiter, externer Mitarbeiter, Rechercherecht
  • Die Zugehörigkeit zu einer Berechtigungsgruppe bestimmt, welche Programmbereiche für den jeweilgen Anwender verfügbar sind
  • Hierarchische Darstellung der Objekt- und Funktionsrechte
  • Differenzierte Vergabe von Lese- und Bearbeitungsrechten für einzelne Bereiche der Archivtektonik, Verzeichnungsformulare sowie für Systematiken
  • Die Gruppe "Externer Mitarbeiter" beispielsweise begrenzt den Zugriff auf einzelne Bestände oder Beständegruppen
  • Einfache Übertragung von Rechten auf andere Anwender und Anwendergruppen
  • Anzeige der effektiven Rechte eines Anwenders
  • Ausgabe der Anwenderberechtigungen in Form übersichtlicher Berichte
Druckausgaben
  • Menügesteuerte Erstellung von MS Word-Dateien per Layout-Assistent: Findbücher, Etiketten, Konkordanzen, Schadenslisten, Bestände - und Tektonik-Übersichten etc.
  • Verschiedene Vorlagen für den Layout-Assistenten werden mitgeliefert und können dem eigenen Bedarf angepasst werden
  • Erstellung von Statistiken und Berichten per integriertem Berichtsgenerator
  • Berichtsexport als MS Word-, MS Excel - oder PDF-Datei
Integrierte Schnittstellen
  • Export von Erschließungsinformationen in EAD-konforme XML-Dateien (EAD 2002-Format) zur Weitergabe z. B. an Archivportale
  • Eine Standard-Konfiguration für den EAD-Export ist im Programmumfang enthalten
  • Optionale Erstellung individueller EAD-Konfigurationen
  • AUGIAS-Konvert Express zum Import von Daten aus Fremdsystemen
  • Servererweiterung zur Nutzung hauseigener SQLServer, falls die mitgelieferte SQL-Server Express Edition nicht verwendet werden soll
  • Intranet-Recherche: Suche nach Archivalien im Browser von allen Arbeitsplätzen der Einrichtung
  • AUGIAS-Konvert Vollversion mit erweitertem Funktionsumfang: Import von LIDO - und SAFT-Formaten, Feldinhalte editieren, Trennen und Zusammenfassen von Feldern
  • AUGIAS-ZwischenArchiv für die Datenübernahme archivwürdiger Unterlagen aus dem Verwaltungsarchiv bzw. der Altregistratur
  • EAD(DDB)-Modul für Generierung EAD(DDB) 1.1-konformer XML-Dateien für die Datenweitergabe an die DDB und das bundesweite Archivportal-D
  • AUGIAS Internet-Assistent als Schnittstelle zu FINDBUCH.Net, dem AUGIAS-Internet-Portal
  • Weitere Schnittstellen zu DMS und digitalen Langzeitarchiven auf Anfrage
  • Optionale Komponenten und Tools
    • Servererweiterung zur Nutzung hauseigener SQLServer, falls die mitgelieferte SQL-Server Express Edition nicht verwendet werden soll
    • Intranet-Recherche: Suche nach Archivalien im Browser von allen Arbeitsplätzen der Einrichtung
    • AUGIAS-Konvert Vollversion mit erweitertem Funktionsumfang: Import von LIDO - und SAFT-Formaten, Feldinhalte editieren, Trennen und Zusammenfassen von Feldern
    • AUGIAS-ZwischenArchiv für die Datenübernahme archivwürdiger Unterlagen aus dem Verwaltungsarchiv bzw. der Altregistratur
    • EAD(DDB)-Modul für die Generierung von EAD(DDB) 1.1-konformen XML-Dateien zur Datenweitergabe an die DDB und das Archivportal-D
    • AUGIAS Internet-Assistent als Schnittstelle zu FINDBUCH.Net, dem AUGIAS-Internet-Portal
    • Weitere Schnittstellen zu DMS und digitalen Langzeitarchiven auf Anfrage
    Systemvoraussetzungen
    • Client: 2,0 GB freier Arbeitsspeicher und 500 MB freier Festplattenspeicher, .NET-Framework 4.6.2 oder kompatibel, Bildschirmauflösung ab 1280x1024px bei 32 Bit Farben; Lauffähig auf Windows 7, Windows 8.1, Windows 10, Windows Server (2008 R2, 2012, 2012 R2, 2016); MS Word (lokal installiert; Version 2007 – 2016) für Druckausgaben mit dem Layout-Assistenten
    • Datenbank-Backend Microsoft: Mitgeliefert wird die kostenfreie Express Edition 2012. Zum Betrieb auf einem MS SQL Server 2012, 2014 oder 2016 wird die AUGIAS_EXPRESS SERVERERWEITERUNG benötigt.
    • Fileserver: Zur Integration von Multimedia- oder PDF-Dateien ist ggf. ausreichend Speicherplatz auf einem Fileserver (Windows-kompatible Freigaben) notwendig.



    Prospekt