AUGIAS-ZwischenArchiv X
Das Programm für die Verzeichnung von Zwischenarchivakten bis zur Archivreife.
Verzeichnung und Verwaltung des Schriftguts von der Abgabe bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist.
- Dokumentation von Zugängen
- Import von Ablieferungslisten
- Verwaltung von Aufbewahrungsfristen
- Bewertungsfunktionen und vorgangsweise Aktenaussonderung
Funktionen von AUGIAS-ZwischenArchiv X
Akteneingabe
- Konfigurierbare Signaturvergabe, z. B. nach abgebender Stelle, Zugang, Jahr oder Ortsbereich
- Wahlweises Auffüllen von Nummerierungslücken durch neue Signaturen
- Direkte Anzeige und Ausdruck einer Liste der Nummerierungslücken
- Auswahl der Aufbewahrungsfrist aus Fristenübersicht
- Jede Akte ist mit externen Dokumenten verknüpfbar
- Anzeige des Lagerungsortes einer Akte
- Filtern der Aktenanzeige nach abgebender Stelle, Begriffen im Titel, Bewertungsentscheidung, Akten mit Widerruf etc.
- Blättern durch das Aktenformular mit variabler Blätterreihenfolge, z. B. nach Eingabedatum, Laufzeit oder Titel
Stammdaten und Zugänge
- Dateneingabe manuell oder automatisiert per Import von Ablieferungslisten im MS Excel-Format
- Anpassbare Ablieferungslisten zur einheitlichen Bearbeitung seitens der abgebenden Stellen
- Umfassende Dokumentation von Zugängen, abgebenden Stellen und Aufbewahrungsfristen
- Abbildung der Vorgänger und Nachfolger einer abgebenden Stelle
- Getrennte Erfassung verschiedender Unterorganisationen (z. B. mehrere Orte eines Landkreises bzw. Altkreise)
- Direkte Anzeige der Anzahl zu archivierender bzw. kassierender Akten in den Stammdaten der abgebenden Stellen
- Automatische oder manuelle Nummernvergabe für komplette Zugänge
- Lookup-Listen: Komfortable Tabellen zur übersichtlichen Datenansicht parallel zur Formulardarstellung
Recherche, Ausleihe und Bestellung
- Recherchen entweder in aktiven oder bereits ausgesonderten Akten
- Komfortable Erfassung von Ausleihen und Rücknahmen
- Recherche und Bestellung von Akten durch die Registraturbildner über das Intranet
- Vormerkungen: Anfertigen einer Bestell-Liste anhand von Rechercheergebnissen oder einzeln beim Blättern durch die Akten
- Anzeige zu bearbeitender Bestellungen und Rückgaben direkt im Hauptmenü
Bewertung und Aktenaussonderung
- Automatische Berechnung des Stichtages nach gesetzlichen Vorgaben
- Bewertung aller betroffenen Akten in einem Schritt
- Vorgangsweise Aktenaussonderung (Archivierung, Kassation, Sampling)
- Aussonderung nach abgebender Stelle, Zugang oder Recherche
- Druck von Entnahmezetteln, Protokollen, Deckblättern und Statistiken über den internen Berichtsgenerator oder MS Word
- Ausgabe des Aussonderungsprotokolls für die abgebende Stelle als MS Excel-Datei
- Erfassung der Rückmeldung der abgebenden Stelle wahlweise manuell oder durch Import der MS Excel-Datei
- Dokumentation der Widerrufsbegründung in der Akteneingabe
Anbindung an das Active Directory (AD)
- Automatisierte Übernahme der AD-Gruppen zur komfortablen Vergabe der Zugriffsrechte
- Im AD geänderte Gruppenzugehörigkeiten wirken sich unmittelbar auf die Berechtigungen in AUGIAS-ZwischenArchiv X aus
- Das Modul ist optional erhältlich
Spezialfunktionen
- Variable Schriftgrößen (STRG+/-) zur besseren Lesbarkeit der Formulare
- Unterschiedliche Stufen der Passwortsicherheit auswählbar
- Einstellbare Berechtigungen sowohl für ZwA-interne als auch für externe Sachbearbeiter
- Zehn Textbausteine pro Anwender zur Eingabeerleichterung
Online Test
Zum Testen aller AUGIAS-Programme stellen wir einen voreingestellten Server bereit, der online erreichbar ist.
Demoversion unserer Software-Produkte
Alternativ können Sie unsere Testlizenz auf DVD oder einen Downloadlink zu einem konkreten Produkt erhalten.
AUGIAS-ZwischenArchiv X Prospekt herunterladen
Alle Funktionen und Informationen über AUGIAS-ZwischenArchiv X auf einen Blick.
