AUGIAS-ZwischenArchiv X

Das Programm für die Verzeichnung von Zwischenarchivakten bis zur Archivreife.

Verzeichnung und Verwaltung des Schriftguts von der Abgabe bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist.

  • Dokumentation von Zugängen
  • Import von Ablieferungslisten
  • Verwaltung von Aufbewahrungsfristen
  • Bewertungsfunktionen und vorgangsweise Aktenaussonderung

Funktionen von AUGIAS-ZwischenArchiv X

Akteneingabe

  • Konfigurierbare Signaturvergabe, z. B. nach abgebender Stelle, Zugang, Jahr oder Ortsbereich
  • Wahlweises Auffüllen von Nummerierungslücken durch neue Signaturen
  • Direkte Anzeige und Ausdruck einer Liste der Nummerierungslücken
  • Auswahl der Aufbewahrungsfrist aus Fristenübersicht
  • Jede Akte ist mit externen Dokumenten verknüpfbar
  • Anzeige des Lagerungsortes einer Akte
  • Filtern der Aktenanzeige nach abgebender Stelle, Begriffen im Titel, Bewertungsentscheidung, Akten mit Widerruf etc.
  • Blättern durch das Aktenformular mit variabler Blätterreihenfolge, z. B. nach Eingabedatum, Laufzeit oder Titel

Stammdaten und Zugänge

  • Dateneingabe manuell oder automatisiert per Import von Ablieferungslisten im MS Excel-Format
  • Anpassbare Ablieferungslisten zur einheitlichen Bearbeitung seitens der abgebenden Stellen
  • Umfassende Dokumentation von Zugängen, abgebenden Stellen und Aufbewahrungsfristen
  • Abbildung der Vorgänger und Nachfolger einer abgebenden Stelle
  • Getrennte Erfassung verschiedender Unterorganisationen (z. B. mehrere Orte eines Landkreises bzw. Altkreise)
  • Direkte Anzeige der Anzahl zu archivierender bzw. kassierender Akten in den Stammdaten der abgebenden Stellen
  • Automatische oder manuelle Nummernvergabe für komplette Zugänge
  • Lookup-Listen: Komfortable Tabellen zur übersichtlichen Datenansicht parallel zur Formulardarstellung

Recherche, Ausleihe und Bestellung

  • Recherchen entweder in aktiven oder bereits ausgesonderten Akten
  • Komfortable Erfassung von Ausleihen und Rücknahmen
  • Recherche und Bestellung von Akten durch die Registraturbildner über das Intranet
  • Vormerkungen: Anfertigen einer Bestell-Liste anhand von Rechercheergebnissen oder einzeln beim Blättern durch die Akten
  • Anzeige zu bearbeitender Bestellungen und Rückgaben direkt im Hauptmenü

Bewertung und Aktenaussonderung

  • Automatische Berechnung des Stichtages nach gesetzlichen Vorgaben
  • Bewertung aller betroffenen Akten in einem Schritt
  • Vorgangsweise Aktenaussonderung (Archivierung, Kassation, Sampling)
  • Aussonderung nach abgebender Stelle, Zugang oder Recherche
  • Druck von Entnahmezetteln, Protokollen, Deckblättern und Statistiken über den internen Berichtsgenerator oder MS Word
  • Ausgabe des Aussonderungsprotokolls für die abgebende Stelle als MS Excel-Datei
  • Erfassung der Rückmeldung der abgebenden Stelle wahlweise manuell oder durch Import der MS Excel-Datei
  • Dokumentation der Widerrufsbegründung in der Akteneingabe

Anbindung an das Active Directory (AD)

  • Automatisierte Übernahme der AD-Gruppen zur komfortablen Vergabe der Zugriffsrechte
  • Im AD geänderte Gruppenzugehörigkeiten wirken sich unmittelbar auf die Berechtigungen in AUGIAS-ZwischenArchiv X aus
  • Das Modul ist optional erhältlich

Spezialfunktionen

  • Variable Schriftgrößen (STRG+/-) zur besseren Lesbarkeit der Formulare
  • Unterschiedliche Stufen der Passwortsicherheit auswählbar
  • Einstellbare Berechtigungen sowohl für ZwA-interne als auch für externe Sachbearbeiter
  • Zehn Textbausteine pro Anwender zur Eingabeerleichterung

Online Test

Zum Testen aller AUGIAS-Programme stellen wir einen voreingestellten Server bereit, der online erreichbar ist.

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Demoversion unserer Software-Produkte

Alternativ können Sie unsere Testlizenz auf DVD oder einen Downloadlink zu einem konkreten Produkt erhalten.

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