Das Komplettpaket für Zwischenarchiv und Altregistratur
Der Aufgabenbereich der Zwischenarchive hinsichtlich Betreuung und Entlastung der laufenden Registratur hat in den letzten Jahren enorm an Bedeutung gewonnen. AUGIAS-Data trägt dieser Tendenz mit der Entwicklung einer zwischenarchivischen Spezialsoftware Rechnung: AUGIAS-ZwA ist eines der wenigen Programme auf dem Markt, die speziell auf die Belange eines Zwischenarchivs zugeschnitten sind. Eine vollständige Zwischenarchivlösung muss über folgende Funktionskreise verfügen:
Fristenübersicht mit Importmöglichkeiten für Aktenpläne
übernahme von digitalen Ablieferungslisten
Bestell- und Ausleihverwaltung mit Barcodes
Kassationsfunktionen (Einzelfallentscheidung, serielle Kassation, bei Massenschriftgut nach statistischen Kriterien (z.B. jede hundertste Akte)
Ausdruck von Protokollen für Archiv und Fachamt zur Information über den Standort einer Akte
Weitergabeschnittstelle für Endarchiv-Software.
Auch die Verwaltung mehrerer Zwischenarchiv-Standorte ist möglich- ein wichtiges Feature, um die durch Verwaltungsreformen zusammengelegten Kreise zu verwalten.
Darüber hinaus bietet die neue Version AUGIAS-Zwischenarchiv 8.3:
Zugangsverwaltung
vereinheitlichte Ablieferungslisten: alle Listenvarianten befinden sich nun auf verschiedenen Arbeitsblättern einer Excel-Mappe
umfangreiche Beschreibungsfelder zur Erläuterung der Zugänge
Filterfunktion nach Zugängen pro Jahr und abgebende Stelle sowie nach Standort
Eingabe
frei wählbare Sortierreihenfolge der Datensätze
vereinfachte Neubewertung von Akten per Neubewertungsliste
erweiterte Filtermöglichkeiten
Prüfung auf doppelte Signaturen
optionale Anzeige des letzten Bearbeiters
Variable Vergabe der Zwischenarchiv-Signatur
nach Bestandsbildnern getrennte Nummerierung
Nummerierung nach Zugang oder Jahr
fortlaufende Nummerierung von 1 bis n
Nummerierung jeweils mit oder ohne Berücksichtigung bestehender Signaturlücken
Kassationsregie
Kassation oder Archivierung der Akten einzelner Bestände und Zugänge
Einzelfallentscheidung bei kleineren Beständen
Kassation und Archivierung nach statistischen Kriterien
Protokolle
zur Kassation bzw. Archivierung, jeweils getrennt für Magazin und Bestandsbildner
Ausleihverwaltung
übersicht aller Ausleihen und Rückgaben
alle Akten können mit Barcodes bedruckt werden
Ausleihvormerkung über das Intranet
Anwenderverwaltung
neue Anwendertypen: ZWA-Mitarbeiter (Zugang zu Eingabe und Recherche) und Fristenverantwortlicher (nur Zugang zu den Aufbewahrungsfristen)
Intranetrecherche
Such- und Bestell-Zugriff auf Bestände über Browser
