AUGIAS-Data Anwenderforum

Wir leben in der Infornationsgesellschaft, also sollte man auch alle unverfänglichen Informationen anbieten. Außerdem gibt es ja auch noch die Möglichkeit der Schutzfristenverkürzung. Aber dazu müßte ein Benutzer erst einmal wissen, was da ist.
Wenn man prinzipiell unverfängliche Verzeichnungsinformationen von geperrten Akten mit anbieten möchte, dann ist es nicht effektiv, wenn man das Feld gesperrt bis nicht ausfüllt, weil
1. dann die Akte prinzipiell bestellbar wäre, auch wenn im Feld gesperrt wegen eine Information steht, und
2. der Benutzerdienst bei jeder Bestellung prüfen müßte , ob die Akte bestellt werden darf.

Besser wäre als drittes noch ein Ja/Nein-Feld Akte anzeigbar. Wenn dieses aktiviert ist, dann darf die Akte in der Recherche angezeigt werden.
Die Akte ist aber nicht bestellbar, wenn ein Datum in der Zukunft im Feld gesperrt bis eingetragen ist.
Dadurch würde der jetzige Zustand, daß alle Akten mit einem Datum in der Zukunft im Feld gesperrt bis nicht sichtbar sind, nicht geändert und die Nutzer, die ihre Akten schon gekennzeichnet haben würden durch das neue Feld nicht tangiert, da es eine Ausnahmeregel vom Standard enthält.
Nach Ablauf des Sperrdatums muß das Ja/Nein Feld dann natürlich automatisch auf Ja gesetzt werden!

Sehr geehrter Herr Abt,

wir werden uns über die unterschiedlichen Varianten von Sperrungen und der Umgang mit diesen weitere Gedanken machen.
Auch von anderer Seite sind dazu Wünsche an uns herangetragen worden. So haben die Kollegen vom GStA PK in Berlin als einfache Lösung vorgeschlagen, die nur mit dem eintrag im Feld "gesperrt wegen/Grund der Sperrung" geperrten Akten recherchierbar zu halten, aber in den Ansichten für den Archivbenutzer das Signaturfeld nicht anzuzeigen, so dass bei einem Bestellwunsch der Benutzerdienst auf die Sperrung hingewiesen wird, da der Benutzer die Signatur erfragen muss. Ob diese Variante auch für andere ein gangbarer Weg ist muss man klären.
Eventuell muss auch noch eingepflegt werden, ob der Eintrag einer Frist immer eine Vollsperrung der Archivalie zur Folge hat, oder ob man im Setup dieses nicht einstellt. Da für viele Archive das Problem besteht, dass zahlreiche Akten grundsätzlich nach ihrer Übernahme ins Archiv mit einer gesetzlich Sperrfrist versehen sind, die sich aber nur auf die mögliche Ausleihe und nicht auf die Recherchierbarkeit auswirkt.