Beschreibung der Bestände

• Die Aufnahme der Bestände erfolgt mit vielfältigen Detailangaben wie Provenienz, Vorgänger, Nachfolger, Erschließungszustand, Revisionen, Zitierweise, Editionen, Benutzungsbeschränkungen, Referenten usw.

• Eingabe der zu jedem Bestand vorliegenden Hilfsmittel (Findbücher, Findkarteien usw.) mit Angabe von Verfasser, Umfang, Datum, Signatur und Standort.

• Tektonik: Gruppieren aller Bestände nach Tektonikgruppen, die mit Zahlen, Buchstaben oder römischen Ziffern benannt sein können. Automatische oder manuelle Sortierung der Bestände innerhalb einer Tektonikgruppe. So kann beispielsweise eine Sortierung nach römischen Tektonikrängen realisiert werden. 

  

Zu- und Abgänge kontrollieren

• Zu jedem Bestand lassen sich die jeweiligen Umfangsänderungen detailliert nachweisen: Zugänge, Schenkungen, Deposita, Abgaben usw.

• Jeder Zu- bzw. Abgang wird mit Angaben über die Archivaliengattung (Akten, Karten, Fotos usw.), die Umfangseinheit (lfd. Meter, Stück, MByte) und den Erschließungszustand versehen.

• Alle Umfangsänderungen können Sie jederzeit über die ausdruckbare Beständestatistik in zusammengefasster Form oder im Detail einsehen.

• Hyperlinkfunktion auf externe Dokumente z.B. Abgabelisten oder Bewertungsprotokolle

• Ausgabe von Empfangsbestätigungen

  

Findmittelübersichten anlegen

• In AUGIAS-Archiv werden die zu einem Bestand vorhandenen Findhilfsmittel wie Findkarteien oder Findbücher ausführlich erläutert.

• Als Eingabefelder sind vorgesehen: Art des Findmittels, Bearbeiter, Erscheinungsjahr und -ort, Umfang, Standort und Signatur.

• Im Eingabeformular finden Sie alle Findhilfsmittel eines Bestandes oder bestandsübergreifend in Tabellenform aufgelistet.

Schriftgut verzeichnen

• Verwenden Sie vordefinierte Eingabemasken zur Erschließung von Akten, Urkunden, Karten und Plänen, Zeitungen, Fotos oder sonstigem Archivgut.

• Jede Verzeichnungseinheit kann über Detailformulare mehrfach untergliedert werden (mehrstufige Verzeichnung nach ISAD-G).

• DMS-Funktionen: automatische Einbindung von gescannten und mit OCR behandelten Einzelblättern in die Verzeichnung und Recherche.

• Ein Formular-Assistent hilft beim Aufbau selbstdefinierter Eingabemasken.

• Die Datierung kann wahlweise von Tages- auf Monats- oder Jahresformat umgestellt werden.

Register erstellen

• AUGIAS-Archiv sieht eine beliebige Anzahl von Registern (Indizes) vor: Sach-, Personen-, Ortsregister usw.

• One-Klick-Indizierung: Register auswählen, auf die gewünschten Begriffe klicken, fertig.

• Indexbegriffe und Begriffszusätze sind aus einem Generalindex (entweder bestandsbezogen oder datenbankweit) kopierbar.

• Auto-Feldindizierung: Einzelne Feldinhalte werden optional automatisch in einen frei wählbaren Index übertragen, z.B. alle Fotografennamen in einen Fotografenindex.

• Große Indextabellen mit beliebig sortierbaren Spalten erleichtern die Nachbearbeitung der Register.

Serien-Assistent

• Zum einfachen Erzeugen von gleichen oder ähnlichen Verzeichnungseinheiten stehen verschiedene Werkzeuge zur Verfügung: Feldkopie, Datensatzkopie und Serien-Assistent.

• In der Formulardefinition können bereits Standardwerte für bestimmte Felder zugewiesen werden, die bei einem neuen Datensatz automatisch vorhanden sind.

• Darüber hinaus lassen sich viele Felder mit Listen versehen, so dass die Eingabevariationen eingeschränkt werden können.

• Der Serien-Assistent erzeugt eine vorbestimmte Anzahl gleicher oder ähnlicher Untereinheiten, optional auch mit fortlaufenden Signaturen.

  

Restaurierung

• AUGIAS-Archiv bietet die Eingabe von umfassenden Informationen zur Restaurierung sowohl für einzelne Verzeichnungseinheiten als auch für ganze Bestände an.

• Pro Verzeichnungseinheit bzw. Bestand können beliebig viele Schadensfälle und Restaurierungsmaßnahmen vermerkt werden.

• Die zur Reparatur eines Schadens vorgenommenen Restaurierungsmaßnahmen werden übersichtlich angezeigt.

• Ein Restaurierungsbericht listet alle Schadensfälle und Maßnahmen pro Verzeichnungseinheit, Bestand oder beständeübergreifend auf.

• Schäden und Restaurierungsmaßnahmen können zusätzlich mit Hilfe von Bildern dokumentiert werden.
  

Personen und Körperschaften

• Alle in den Archivalien genannten Körperschaften und Personen lassen sich in speziellen Formularen detailliert beschreiben.

• Die Körperschaftstabelle entspricht den Anforderungen der gemeinsamen Körperschaftsnormdatei (GKD).

• Körperschaftsnamen, die im Index vorkommen, können mit der Körperschaftsübersicht verknüpft werden, um auf diese Weise alle Details einer Körperschaft schon bei der Registererstellung anzusehen.

• Die Körperschaftstabelle ist mit der Personentabelle verknüpft. Damit können Sie alle mit einer Körperschaft in Verbindung stehenden Personen auflisten.
  

Signaturvergabe

• Grundsätzlich unterscheidet AUGIAS-Archiv 8 drei Arten der Signierung: Signaturvergabe nach Bär’schem Prinzip, nach Klassifikationsfolge oder manuell.

• Für den Großteil der Bestände ist das Bär’sche Prinzip sinnvoll. Dabei wird gemäß der Eingabereihenfolge eine vorläufige Nummer hochgezählt und diese direkt als Signatur benutzt.

• Bei anderen Beständen ist möglicherweise auch die automatische Signaturvergabe gemäß Klassifikation sinnvoll. Dabei erhält die erste Verzeichnungseinheit der ersten Klassifikationsgruppe am Ende der Verzeichnung die 1, die zweite die 2 usw.

• Müssen bereits vorhandene Signaturen übernommen werden, können Sie diese auch direkt in das Feld »Lfd. Nr.« einfügen.
  

Klassifikation von Beständen

• Alle Bestände können mit einer oder zwei Klassifikationen gegliedert werden. Eine Klassifikation kann für einen oder mehrere Bestände Verwendung finden.

• Mit »Drag & Drop« verschieben Sie Klassifikationsgruppen an andere Positionen.

• Systematikgruppen oder Zweige einer Systematik können einer zweiten Systematik graphisch zugewiesen werden.

• Über die automatische Zuordnung wählen Sie Merkmale der Verzeichnungseinheiten aus (z.B. eine bestimmte Registratur-Signatur), nach denen die Verzeichnungseinheiten direkt einer Klassifikationsgruppe zugeordnet werden.
  

Thesaurus

• Wenn die Verwendung der herkömmlichen Klassifikationen nicht ausreichen sollte, greifen Sie auf einen Thesaurus zurück.

• Mit dem Thesaurus bilden Sie Verknüpfungen zwischen einer Verzeichnungseinheit und einem komplexen Begriffsgerüst mit Ober- und Unterbegriffen, Verwandten oder Synonymen.

• AUGIAS-Archiv ermöglicht den Aufbau verschiedener polyhierarchischer Thesauri nach DIN 1463.

• Das im Thesaurus definierte Begriffsgerüst kann auch als Rechercheinstrument eingesetzt werden.

• Dabei zeigt AUGIAS-Archiv nach Eingabe eines Suchbegriffs alle damit verknüpften Begriffe und die dazugehörigen Verzeichnungseinheiten an.
  

Stammdaten pflegen

• Viele der in AUGIAS-Archiv eingegebenen Daten lassen sich an einer zentralen Stelle einheitlich bearbeiten, nämlich im Bereich der Stammdaten.

• Bei Änderung der Stammdaten aktualisiert das Programm alle Positionen, an denen diese Daten auftreten.

• Stammdaten sind beispielsweise Schadenstypen, Eingangsarten, Registernamen, Archivalienformate, Eingabeformulare, Klassifikationen, Thesauri usw.

• Die Pflege der Stammdaten ist nur autorisierten Anwendern möglich.
  

Lookup-Liste

• Die Lookup-Funktion stellt Verzeichnungseinheiten, Bestände, Benutzer und alle übrigen Objekte der Datenbank in einer übersichtlichen Tabelle dar.

• Sie bauen damit sortierte und ausdruckbare Listen auf, mit denen das Navigieren in Datensätzen bereits direkt während der Verzeichnung komfortabel und schnell möglich ist.

• Die Reihen und Spalten der Lookup-Liste sind frei vergrößerbar, außerdem passen sich die Schriftgrößen automatisch der Listengröße an.

• Über eine Filterfunktion begrenzen Sie die Lookup-Liste auf bestimmte Verzeichnungseinheiten.
  

Skalierbare Formulare

• Die übersichtliche Darstellung der Eingabeformulare ist ein zentrales Anliegen bei der Entwicklung von AUGIAS-Archiv gewesen.

• Mit Hilfe der neuen Sizer One®-Technologie passt AUGIAS-Archiv automatisch die Formulare an die vorhandene Bildschirmauflösung an.

• Damit haben alle Anwender im Netzwerk auch bei unterschiedlichen Bildschirmgrößen – seien es Notebook, Großbildschirm oder die neuen 16:10 bzw. 16:9 Breitbildformate – immer eine optimale Flächenausnutzung.
  

Programm individualisieren

• AUGIAS-Archiv lässt sich durch vielfältige Einstellungen an völlig unterschiedliche Benutzerkonstellationen und Archivtypen anpassen.

• Im Setup legen Sie z.B. fest, ob die Einstellungen individuell oder netzwerkeinheitlich gelten.

• Jeder Anwender kann seine eigene Formularfarbe auswählen.

• Jeder Anwender kann die standardmäßig angezeigten Spalten der Fundstellenübersicht individuell auswählen.

• Die Gäste können die Suchoptionen wahlweise über die klassische AUGIAS Blitzrecherche oder über eine von ihnen definierte Recherchemaske aktivieren.
  

Zustandsbeschreibung

• Zu jeder Archivalie lassen sich umfangreiche Beschreibungen zum Erhaltungszustand und zur physikalischen Beschaffenheit vermerken. 

• Innerhalb einer Kategorie sind mehrere Merkmale gleichzeitig auswählbar, beispielsweise zum Beschriftungsverfahren die Merkmale »Druck« oder »Schreibmaschine«

• Die Angaben zum Trägermaterial, zur Handschrift, zum Format und zur Verpackung können durch eine allgemeine Zustandsbeschreibung und Bemerkungen ergänzt werden.

• AUGIAS-Archiv unterstützt die Eingabe der Beschreibungsmerkmale über frei erweiterbare Listen.
  

Eingabehilfen

• Neu: Der Eingabe-Assistent. Mit dieser Funktion hilft AUGIAS-Archiv Anfängern schrittweise beim Erstellen eines Bestandes. Nur die wesentlichen Merkmale sind sichtbar, so dass die Anzahl der Eingabeentscheidungen überschaubar bleibt.

• Neu: Ist am Arbeitsplatz MS Outlook verfügbar, können Sie Bilder direkt an E-Mails anhängen. 

• In den Stammdaten hinterlegen Sie einen Sperrfristenkatalog mit Angaben zum Grund der Sperrung einer Archivalie, der Sperrfrist und weitere Bemerkungen.

• Textbausteine: Die Tasten F2 bis F12 der Tastatur können mit Textbausteinen von maximal 255 Zeichen belegt werden. Diese lassen sich dann bei der Eingabe in beliebigen Feldern abrufen.
  

Intranet-Recherche

• Recherchen in AUGIAS-Archiv lassen sich auch per Browser starten. Über einen Webserver greifen Sie auf alle von AUGIAS-Archiv unterstützten Datenbanktypen zu: Oracle, MS SQL Server und PostgreSQL.

• Je nach Webserver-Konfiguration ist dadurch eine Intra- bzw. Internet-Recherche realisierbar. 

• Somit können Sie beispielsweise auf allen Arbeitsplätzen eines Intranets in den freigegebenen Beständen suchen und Bestellungen aufgeben, ohne dass dort AUGIAS-Archiv installiert sein muss.

• Die Browser-gestützte Recherche arbeitet auf der Basis der bewährten FINDBUCH.Net-Technik.
  

Blitzrecherche

• Zum möglichst zügigen Durchsuchen der Bestände bietet AUGIAS-Archiv die Blitzrecherche. Sie durchsucht alle oder bestimmte Bestände im Volltextmodus.

• Zusätzlich schränken Datierungsbereiche (von – bis) die Fundstellen ein.

• Eine grafische Ansicht der Bestandsstruktur vereinfacht die Auswahl der Suchkriterien.

• Sind den Verzeichnungseinheiten eingescannte Textdaten oder PDF-Dateien zugeordnet, lassen sich diese ebenfalls durchsuchen.

• Die Blitzrecherche ist sowohl in den einzelnen Archivalien als auch in den Beständeübersichten anwendbar.
  

Erweiterte Suchkriterien

• Im Unterschied zur Blitzrecherche ermöglicht die erweiterte Recherche eine feldbezogene Suche mit Boole’schen Operatoren (UND/ODER/UND NICHT).

• Sobald Sie einen einzelnen Bestand markieren, zeigt das Programm die durchsuchbaren Felder an.

• AUGIAS-Archiv baut im Hintergrund aus den vorgenommenen Suchanweisungen eine grafisch angezeigte Suchformel auf, die abgespeichert und zu einem späteren Zeitpunkt aufgerufen werden kann.

• Das Rechercheergebnis erscheint in Form einer tabellarischen oder hierarchischen Fundstellenübersicht.
  

Suche im Index oder Thesaurus

• Im Unterschied zur Volltextrecherche haben Sie bei der Index- und Thesaurus-Recherche Zugriff auf einen bereits vorliegenden Begriffsapparat, der den Umfang der gespeicherten Begrifflichkeit anzeigt.

• Alle manuell markierten Indexbegriffe (Register) stehen ebenfalls für Recherchezwecke zur Verfügung.

• AUGIAS-Archiv listet bestandsübergreifend alle Indexbegriffe und Unterbegriffe auf.

• Über die Filterfunktion reduziert man die Anzeige auf diejenigen Indizes, die den Suchtext enthalten.

• Die Thesaurus-Recherche zeigt alle zu einem gesuchten Begriff vorhandenen verwandten Begriffe, Ober- und Unterbegriffe und Synonyme an sowie die dazugehörigen Verzeichnungseinheiten.
  

Anzeige der Rechercheergebnisse

• Das Ergebniss einer Recherche-Anfrage erscheint in einer tabellarischen Übersicht, aus der man die tatsächlich interessanten Archivalien auswählen kann.

• In einer zweiten Ansicht lassen sich die Details der Fundstellen in Form von Karteikarten einblenden. Sowohl die tabellarische Übersicht als auch die Detailanzeige zeigen den tektonischen Kontext der gewählten Archivalie per Baumstruktur an.

• Alle relevanten Rechercheergebnisse können in einem virtuellen »Korb« gesammelt werden. Somit können Sie relevante Archivalien unterschiedlicher Suchanfragen zusammentragen und mit einem Mal bestellen.

• Ausgewählte Fundstellen geben Sie auf Wunsch als Liste an einen E-Mail-Empfänger (Outlook) weiter.
  

Bestandsbezogene Recherche

• Die neue Suchoption »Bestandsrecherche« ermöglicht die Recherche in den allgemeinen Bestandsinfos. Dazu zählt auch das Bestandsvorwort und alle Felder der Bestandseigenschaften.

• Im Suchformular können dabei mehrere oder alle Bestände ausgewählt werden. Die Suche erfolgt entweder feldbezogen oder auf Volltextbasis. 

• Auch die Datierung der Bestände wird berücksichtigt. So können Sie beispielsweise die Suche auf alle Bestände aus der Zeit von 1871-1918 begrenzen. 

• Die bestandbezogene Recherche entspricht in ihren Funktion der Blitzrecherche.
  

Gastrecherchen

• Jeder Archivbenutzer kann eine individuelle Online-Freigabe erhalten (Name und Passwort), mit der er sich als Gast im System anmeldet, recherchiert und bestellt. 

• Der Gast kann im Bestellformular auch festlegen, zu welchem Zeitpunkt er die gewünschten Archivalien einsehen möchte.

• Für Recherchen durch Archivbenutzer (»Gäste«) sehen Sie ein speziell dafür zugeschnittenes Formular vor, welches nur die Felder enthält, die für Gäste relevant sind.

• Neu: Die Option »Titelanzeige bei gesperrten Beständen«: Der Bestandsname ist für Gäste sichtbar, die Verzeichnungseinheiten können jedoch nicht eingesehen werden.
  

Verzeichnung digitaler Medien

• AUGIAS-Archiv verwaltet Bilder, Sound- und Videofiles. Das Programm unterstützt alle gängigen Multimedia-Formate mit einem integrierten Anzeiger bzw. Mediaplayer.

• Eine Variante der Medienverzeichnung beginnt mit der Beschreibung des Mediums, also der Anlage der Metadaten. Ist die Beschreibung durchgeführt, werden damit ein oder mehrere Mediendateien verknüpft.

• AUGIAS-Archiv importiert auch EXIF-Daten, mit denen technische Details zur Bildentstehung (Belichtung, Kamera/Scanner usw.) angezeigt werden.

• Um einen schnellen Zugriff auch auf sehr umfangreiche Mediafiles zu gewährleisten, generiert das Programm automatisch Thumbnails (Miniaturen), die den Aufbau der Anzeige erheblich beschleunigen.
  

Spezielle Bildintegration

• Eine weitere Funktion der Bilderverzeichnung geht von der vorrangigen Ansicht der Bilder aus, um in einem zweiten Schritt dann die Beschreibungsdaten zu ergänzen.

• Nachdem ein oder mehrere Bilder markiert wurden, wählen Sie den betreffenden Bestand und ggf. eine Klassifikationsgruppe aus und geben eine Bildbezeichnung vor. 

• Handelt es sich bei den Bildern um eingescannte Textseiten (z.B. Aktenblätter, Zeitungsausschnitte) und liegen zu diesen Bildern Textdaten aus OCR-Programmen vor, werden die Texte automatisch in die Recherchetabellen von AUGIAS-Archiv übernommen und können später bei der Suche berücksichtigt werden.
  

Variable Galerie zur Bildansicht

• Zur Anzeige mehrerer Bilder bietet AUGIAS-Archiv 8 eine Galeriefunktion (Leuchtpult). Die Größe der Galerie ist im Bereich von 4 mal 2 (also 8) bis 9 mal 4 (also 36 Bilder) einstellbar.

• Auf die Galerie können Sie in allen Bereichen, in denen Bilder vorkommen, zugreifen: Fundstellenübersicht, Beständeverzeichnung usw.

• Die Galerie unterstützt eine automatische Slideshow, in der durch die Bilder nach freiwählbaren Zeitabständen geblättert wird.

• Durch Klicken auf ein Galeriebild starten Sie entweder den internen Bildanzeiger oder ein beliebiges Grafikprogramm.
  

Findbücher, Tabellen, Etiketten

• Der Ausdruck ansprechender und informativer Findbücher ist nach wie vor eine der zentralen Funktionen der Archiv-Software.

• Ein Findbuch enthält ein Inhaltsverzeichnis (mit Einrückungen entsprechend der Bestände-Klassifikation), ein mit römischen Ziffern paginiertes Vorwort, einen Datenteil mit dynamischen Kopfzeilen und einen Index mit automatisch komprimiertem, zweispaltigem Begriffsapparat. 

• Neben Findbüchern erstellt AUGIAS-Archiv Konkordanzen mit frei wähl- und sortierbaren Spalten, Etiketten, Schadenslisten und Restaurierungsberichte oder Übersichten über doppelte Signaturen und Nummerierungslücken.
  

Beständeübersichten drucken

• Im Gegensatz zu Findbüchern enthalten Bestandsübersichten keine Details der Verzeichnungseinheiten, sondern nur allgemeine Angaben über die Bestandstektonik und eine Auflistung der Bestände mit wenigen Einzelmerkmalen.

• Der Ausdruck von Bestandsübersichten erfolgt entweder in Form einzelner Karteikarten oder als Fließtext in einem frei wählbaren Papierformat.

• Mit Hilfe des Layout-Assistenten bestimmen Sie das Erscheinungsbild der Bestandsübersicht, also die Schriftstile, das Seitenformat, die Anordnung der Felder usw. 

• Diese Einstellungen werden als Vorlagen gespeichert und können jederzeit zur Erstellung der Übersicht zum Einsatz kommen.
  

Benutzer- und Beständestatistik

• Eine detaillierte Benutzungs- und Beständestatistik ist die Basis der Bewertung eines Archivs seitens der Öffentlichkeit und des Archivträgers.

• Die Benutzerstatistik stellt Ihre Betreuungsaktivitäten dar: Benutzungsthemen, historische Zeiträume, Anzahl der Benutzer und Benutzungstage, Zweck, wissenschaftliche Zuordnung, Typ, Benutzer-Komplettabfrage, Verwendung, Berufe, benutzte Archivalien, Schlagwörter, momentan ausgegebene Archivalien, Bearbeiter, Antwortdatum, Ablage, eingetroffene und nicht eingetroffene Belegexemplare, eingezahlte oder nicht eingezahlte Benutzungsgebühren usw.

• Alle Statistiken können über Filterfunktionen auf bestimmte Jahre oder Themen begrenzt werden.
  

Layout-Assistent

• Der Layout-Assistent dient der automatisierten Erstellung von Ausdrucken innerhalb von MS Word.

• Im Hauptmenü des Layout-Assistenten bestimmen Sie anhand der Layout-Vorlage das Erscheinungsbild des Dokuments.

• Falls sich nach der Erstellung des Ausgabedokuments noch Layout-Änderungen ergeben, beispielsweise geänderte Seitenumbrüche, hilft Ihnen der Layout-Assistent beim Neuaufbau der Register oder des Inhaltsverzeichnisses.

• Weitere Optionen: Findbuch mit bzw. ohne gesperrte Verzeichnungseinheiten, Ausgabe von Beständen, Teilbeständen oder nach sachthematischer Recherche.
  

Layoutvorlagen verwenden

• Die Grundlage des Layout-Assistenten bilden sogenannte Layout-Vorlagen.

• Sie bestimmen das Aussehen eines Dokuments im Hinblick auf Seitenformat, Schriften und Feldauswahl.

• Das in der Vorlage eingestellte Format lässt sich auf alle Ausgaben der betreffenden Kategorie (z.B. Findbücher oder Etiketten) übergreifend anwenden.

• Zur Bearbeitung der Vorlagen stehen Ihnen sämtliche Design-Funktionen von MS Word zur Verfügung.

• Der Layout-Assistent arbeitet mit allen Word-Versionen ab MS Word 2000 zusammen.
  

Ausdrucke automatisieren

• Sind die Vorlagen einmal auf Ihre Anforderungen abgestimmt, erfolgt die Erstellung des Ausdrucks weitgehend automatisiert und ohne wesentliche Nachbearbeitungen. Auf diese Weise gewährleistet AUGIAS-Archiv ein einheitliches Erscheinungsbild der archivischen Veröffentlichungen.

• Der Layout-Assistent generiert alle Arten von Findmitteln – sowohl systematisch als auch chronologisch sortiert.

• Der Findbuchindex ist entweder seiten-, zähler- oder signaturorientiert.

• Auch der Ausdruck bestandsübergreifender, sachthematischer Findmittel ist damit möglich.
  

Rechte-Modell

• Um die Administration der Anwender von AUGIAS-Archiv so einfach wie möglich zu gestalten, sind im Programm bereits verschiedene Anwendertypen definiert, denen ein eigenes Rechteprofil zugewiesen ist.

• Die vordefinierten Typen sind u.a.: Archivar, Benutzerdienst, Magazindienst, Gast, Supervisor oder externe Verzeichner.

• Je nach Anwender-Typus kann auf bestimmte Programmbereiche zugegriffen werden oder eben nicht.

• Anwender mit Berechtigungen im Verzeichnungsbereich erhalten über »Eigentümerschaften« Zugriffe auf Bestände, Klassifikationen, Verzeichnungsformulare, Thesauri, Tektonikgruppen oder Recherchesuchformeln.
  

Selbstdefinierte Berechtigungen

• Neben den Standard-Typen gestattet AUGIAS-Archiv die Definition eigener Zugriffsprofile.

• Mit diesen selbstdefinierten Berechtigungen legen Sie beispielsweise fest, dass bestimmte Personen sowohl im Verzeichnungs- als auch im Magazinbereich Daten bearbeiten dürfen.

• Auch innerhalb des Verzeichnungsbereichs sind Differenzierungen zwischen Vollzugriff, eingeschränktem und Aushilfszugriff möglich.

• Mit Hilfe des Profils »Spezial Gast« lassen sich Sonderzugriffsrechte für einen bestimmten Personenkreis einrichten.
  

Rollenmodell für Gruppen

• Für Archive, die über eine größere Anzahl von Anwendern verfügen, lassen sich Gruppen zu bestimmten Funktionsbereichen (»Rollen«) zusammenfassen.

• Sind beispielsweise mehrere Auszubildende mit der Verzeichnung eines Bestandes befasst, definiert man eine Rolle, der diese Auszubildenden angehören.

• Rollen legen fest, auf welche Bestände, Klassifikationen und Eingabeformulare ein bestimmter Anwenderkreis schreibend zugreifen darf.

• Auf diese Weise vereinfacht sich die Definition der Zugriffsberechtigungen erheblich.
  

Archiv-Benutzer (online) erfassen

• Ein Benutzer kann sich schriftlich, fernmündlich, persönlich oder per E-Mail und Online-Recherche an das Archiv wenden.

• Die eigentliche Benutzung kommt erst nach Abschluss des Benutzungsantrags zustande, der jedoch schon im Vorfeld vom Benutzer selbst in AUGIAS-Archiv ausgefüllt, ausgedruckt und unterschrieben werden kann, was dem Benutzerdienst Arbeit erspart.

• Die Form des Antrags legen Sie mit Hilfe des Antrags-Assistenten im Setup von AUGIAS-Archiv fest.

• Ist der Benutzer im System registriert, erhält er eine eigene, auf sein Benutzungsthema bezogene Zugriffsberechtigung zum Recherchebereich von AUGIAS-Archiv.
  

Archivalien (online) bestellen

• Benutzer, die eine Freigabe für die Online-Recherche erhalten haben, können im System recherchieren.

• In der Fundstellenliste zeigt das Programm die für den Benutzer bestellbaren Archivalien bzw. Reproduktionen an. Aus dieser Liste markiert der Benutzer die interessanten Einheiten für seine Bestell-Liste, welche er – versehen mit einem für ihn wünschenswerten Ausgabetermin – an den Benutzerdienst weiterschickt.

• Der Benutzerdienst bestimmt dann den tatsächlichen Ausgabetermin.

• Anwesenheitskontrolle: Die tatsächliche Anwesenheit eines Gastes kann vom Benutzerdienst (mit Datum u. Uhrzeit) vermerkt werden. Jeder Gast wird automatisch mit Ende des Tages ausgetragen.
  

Archivalien ausgeben

• Die vom Benutzerdienst freigegebenen Archivalien der Bestell-Liste erhält der Magazindienst in Form einer Jobtabelle, so dass er weiß, wann und für wen die Archivalien auszuheben sind.

• In AUGIAS-Archiv werden optional sämtliche Lagerortsveränderungen einer Archivalie protokolliert: Datum der Bestellung, der Aushebung, der Entnahme aus der Schleuse, der Übergabe an den Benutzer, der Rückgabe und der Reponie.

• Gesperrte Verzeichnungseinheiten können auf dem Wege über Sondergenehmigungen durch den Beständereferenten zur Verfügung gestellt werden.

• Neu: Signaturlose Auswahl von Verzeichnungseinheiten: Es ist nicht mehr zwingend notwendig, die Signatur der Verzeichnungseinheit zu kennen.
  

Magazinplanung: Musterformate

• Musterformate dienen dem vereinfachten Aufbau einer Magazinstruktur, in der Regale mitsamt ihren Fächern und deren Kartons oder sonstigen Verpackungseinheiten vordefiniert werden können.

• Ein Regal bzw. auch ein Schrank oder ähnliches wird in eine beliebige Anzahl von Segmenten, Fächern oder Schubladen unterteilt.

• Jede dieser Unterteilungen wiederum kann eine beliebige Anzahl von Behältnissen wie Kartons, Hängeregistraturen, Alben oder sonstige Verpackungsformen enthalten.

• AUGIAS-Archiv stellt die Struktur der Musterregale in Form eines hierarchischen Baumes dar.
  

Magazin aufbauen

• Die Magazinstruktur eines Archivs besteht zunächst aus den Magazingebäuden. Innerhalb eines Gebäudes sieht AUGIAS-Archiv eine beliebige Anzahl von Magazinräumen vor.

• Jedes Gebäude kann eine beliebige Anzahl von Regalen bzw. Schränken mit beliebig vielen Untersegmenten o.ä. enthalten.

• Da die Regaltypen häufig von einem Hersteller bezogen werden und damit i.d.R. recht gleichförmig aufgebaut sind, verwendet AUGIAS-Archiv zur Beschreibung der Regalstruktur Musterregale.

• Zum Aufbau einer Regalstruktur wählt man lediglich das betreffende Muster aus und bestimmt die Anzahl der vorhandenen Regale. Schon ist ein Magazinraum definiert.
  

Bestände ins Magazin einlagern

• Nachdem das Magazin als Räumlichkeit mit allen vorhandenen Regalen dargestellt wurde, können Bestände oder auch einzelne Verzeichnungseinheiten grafisch »eingelagert«, d.h. den Lagerungsorten zugewiesen werden.

• Die Einlagerungsfunktion stellt Beständebaum (Tektonik) und Magazinbaum gegenüber. Wählen Sie den einzulagernden Bestand sowie das betreffende Regal, Fach oder den Karton aus und klicken auf »Einlagern«, fertig.

• Da dem Programm nun die Magazingröße und der Umfang des eingelagerten Archivguts bekannt sind, können Sie auf einfache Weise Statistiken zum Beständeumfang und zu den noch freien Kapazitäten erstellen.
  

Bestände im Internet: Homepage

• FINDBUCH.Net ist weltweit das erste System, mit dem Archive sowohl eine Homepage mit allgemeinen Seiten als auch Beständeübersichten und Findbücher bis auf die Ebene der Verzeichnungseinheiten präsentieren können.

• Die Homepage umfasst ein Logo, ein Bild, eine Überschrift, einen Willkommensgruß und eine Link-Liste zu weiteren eigenen oder externen Seiten.

• Die eigenen Seiten dienen der Präsentation von Inhalten wie den Öffnungszeiten, der Archivgeschichte, einer News-Rubrik, Veranstaltungshinweisen oder einer Anfahrtsskizze.

• Sofern ein Archiv bereits über eine eigene Website verfügt, kann es die Bestandsrecherche harmonisch darin integrieren. Das Aussehen lässt sich an das vorhandene Web-Design anpassen.
  

Recherche mit Bestell-Funktion

• Die Recherche nach Archivalien und Beständen kann sowohl systematisch (anhand des Tektonik-und Klassifikationsbaums) als auch über Suchbegriffe erfolgen.

• FINDBUCH.Net enthält Archiv-spezifische und Archiv-übergreifende Recherchefunktionen.

• Suchbegriffe lassen sich mit UND/ODER kombinieren und über Datierungsgrenzen einschränken.

• In der Fundstellenübersicht ist sowohl das Springen von Fundstelle zu Fundstelle als auch das Blättern im Kontext der Fundstelle möglich.

• Einzelne Fundstellen können zur Zusammenstellung individueller Bestell-Listen markiert werden. Die Bestell-Funktion ist wahlweise auch abschaltbar.
  

FINDBUCH.Net-Administration

• Die Pflege der FINDBUCH.Net-Domain ist vollständig menügesteuert und ohne HTML-Kenntnisse möglich.

• Datenhaltung entweder auf dem FINDBUCH.Net-Server von AUGIAS-Data mit Einrichtung einer eigenen Internetadresse (Subdomain) (www.xx.findbuch.net) – oder auf einem archiveigenen Server. Voraussetzung: LAMP-Umgebung (Linux, Apache, MySQL, PHP).

• Menügesteuertes Einfügen von Bildern und Logos in die Startseite und zu den einzelnen Archivalien.

• Vorschau-Funktion, FTP-Zugang, Bildarchiv, individuelle Einstellung der Attribute für Überschriften, Listen, Navigationsbaum, Icons usw. sind weitere Merkmale der Administration von FINDBUCH.Net.
  

Schulungen

• Die Schulung von AUGIAS-Archiv wird aufgrund des Programmumfangs in verschiedene Bereiche untergliedert: Verzeichnung, Benutzer- und Magazindienst.

• Schulungsdauer: Verzeichnung: 2 Tage, Benutzer-und Magazindienst jeweils 1 Tag.

• Die Schulungen finden wahlweise vor Ort (ab 4 Teilnehmern) oder im Schulungszentrum von AUGIAS-Data statt.

• Für Anwender von AUGIAS-Archiv 7.x bieten wir spezielle Umsteiger-Schulungen an.

• Eine ausführliche Beschreibung und Schulungsangebot erhalten Sie auf Anfrage.
  

Wartung und Updates

• Freier Zugriff auf den Download-Bereich WWW.AUGIAS.DE

• Kostenlose Hotline Mo-Fr 9-12h und Mo-Do 14-16h.

• Kostenlose Upgrades innerhalb einer Versionsserie (z.B. von 8.1 auf 8.2).

• 50% Ermäßigung bei Updates von einer Versionsserie zur nächsten (z.B. von 8.1 auf 9.0).

• Vor-Ort-Service, wenn die Hotline-Hilfe nicht ausreicht.

• Kostenfreie Konvertierungen von Fremdformaten, wenn die benötigte Zeit weniger als 2 Stunden pro Jahr beträgt.

• AUGIAS-Newsletter (mehrmals jährlich erscheinendes, kostenloses Benutzerrundschreiben).
  

Hard- und Softwarevoraussetzungen

• Client: 686-Prozessor ab 2.000 Mhz, 512 MB Arbeitsspeicher oder mehr, Bildschirmauflösung ab 1024x768 bei 16k Farben, Windows 2000 (SP4), XP, Vista, 7. DotNet-Framework 2.0. Für Druckausgaben mit Layout-Assistent: MS Word (ab ´2000) (jeweils neuestes SP).

• Server: Windows 2000/XP/2003/2008, Windows 2003 Terminalserver, 400 MB freier Festplattenspeicher für Programm. Ethernet-Anbindung mit mind. 100 Mbit/s (sofern Programm nicht auf Terminalserver läuft).

• Backend: MS SQL Server 2000/2005/2008 (auf Wunsch kostenfreie SQL Server 2005 Express Edition), Oracle 9.2(i), 10g (bei Verwendung des Oracle 10g Client wird mindestens der OLE DB Treiber Version 10.2.0.2.20 benötigt), Postgre SQL 8.2.

• 3 MB freier Festplattenspeicher pro 1.000 Verzeichnungseinheiten.
  

Export-Schnittstellen

• Das Standard-Exportformat ist Microsoft Access (MDB), der de-facto-Datenbankstandard. Dadurch können die Daten in allen Office-Anwendungen weiterverarbeitet werden.

• Alle wesentlichen Druckausgaben erfolgen über den Layout-Assistenten, der die entsprechenden Listen, Tabellen, Findbücher usw. in MS Word erstellt. Die dort formatierten Texte können Sie dann in einem beliebigen Format abspeichern (PDF, HTML, XML usw.)

• Alle Druckausgaben, die der Layout-Assistent nicht erstellt, können als HTML-Datei gespeichert werden.

• Optionale Ausgabe der Bestandsübersicht, der Lookup- und der Fundstellenliste nach MS-Excel.

• Export der Fundstellenübersicht als Access-Datenbank.

• Zur Integration von Beständen in Archivportale bietet AUGIAS-Archiv den Export im Format EAD-XML und Kalliope-2 an.
  

Datenbank-Anbindungen

• Die Daten von AUGIAS-Archiv können in verschiedenen Standard-Datenbanken gespeichert werden. Das Programm verwendet keine proprietären Datenformate.

• In AUGIAS-Archiv enthalten ist bereits der MS SQL Server 2005 Express, eine Datenbank für ca. 5-10 Anwender.

• AUGIAS-Archiv lässt sich auch an bereits vorinstallierte SQL-Server anbinden. Folgende Versionen sind möglich: MS SQL Server 2000/2005/2008, Oracle 9.2i oder 10.g, Postgre SQL 8.2

• Die Einrichtung des Servers kann entweder vom zuständigen IT-Personal oder von AUGIAS-Data vorgenommen werden.
  

Import von Fremddaten

• Mit dem AUGIAS Import-Assistenten können Sie Findbücher, die in Tabellenform oder in Standard-Datenbankformaten vorliegen (z.B. in Access, dBase, CSV und Excel), auf einfache Weise in AUGIAS-Archiv importieren.

• Der Import-Assistent ist in der Lage, sowohl neue Bestände zu erstellen als auch bestehende zu ergänzen. Ebenso können damit bereits vorhandene Klassifikationen ergänzt oder ganz neue aufgebaut werden.

• Zur Bestimmung, welche Felder der Importdaten in welche Felder von AUGIAS-Archiv gelangen sollen, generieren Sie eigene Zuweisungslisten, die gespeichert und bei Bedarf geladen werden können.

• Import von EAD-XML-Daten